プライバシーポリシー

• 名称: 株式会社Bound Forward
• 所在地: 大阪府茨木市西中条町11-14
• 代表者: 丸山勇也
• 個人情報に関する窓口: info@boundforward.com

本サービスは、契約事業所（以下「事業所」）の入力・記録を通じて次の情報を取得します。

サービスを利用される方について

• 氏名・カナ氏名・生年月日・性別・住所・連絡先
• 受給者証番号・保険者番号
• 要配慮個人情報: 障害支援区分、診断名、医療機関、服薬内容、 障害者手帳・自立支援医療・重度障害者医療に関する情報、健康状態（体温・血圧等）、 日々の支援記録、家族および社会関係に関する情報
• 面談等の録音および文字起こし（別途同意をいただいた場合）
• 計画・記録等への手書きの署名の画像と、署名した端末の情報

職員の方について

• 氏名・メールアドレス・勤務に関する記録・保有資格
• 音声入力の機能を使った場合の、職員が話した音声
• LINEを利用する機能では、LINEの利用者識別子および表示名

• 支援記録・日報・個別支援計画などの作成および保管
• 国民健康保険団体連合会への請求に必要なデータの作成
• 記録の下書き作成、音声の文字起こしなど、事業所の作業を補助する処理
• 不具合の調査、サービスの保守および改善
• 法令にもとづく対応

本サービスは、上記の目的の範囲で、以下の事業者に処理を委託します。 当社は委託先に対し、個人情報の取扱いについて必要かつ適切な監督を行います。

AIの処理は事業所の設定や当社の運用により、表に挙げた事業者のいずれかを使います。

第4項の委託先のうち、次の事業者は日本国外に所在します。本サービスでは、外国にある事業者への個人データの提供について、 事業所を通じてご本人の同意をいただいたうえで行います。

その国の個人情報の保護に関する制度

各国の制度の概要と、日本の個人情報保護法との違いは、個人情報保護委員会が公表している 調査結果でご確認いただけます。

• アメリカ合衆国: 個人情報保護委員会「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」（米国）

提供先の事業者が講じている措置

当社は、各事業者の利用規約およびデータの取扱いに関する定めを確認したうえで利用しています。 当社は第4項のとおり委託先を監督し、提供は利用目的の達成に必要な範囲に限ります。

本サービスは、記録の下書き作成や入力内容の解釈にAIを利用します。 利用にあたって、当社は次のとおり運用しています。

• 当社から、サービスを利用される方の氏名一覧をAIに渡すことはありません。グループホームの日報では、AIへの指示に居室記号（2A・3Bなど）のみを使っています。
• 文章をAIに送る前に、事業所に登録されている利用者と職員の氏名を記号に置き換えます。職員が文中に氏名を書いた場合も同様です。グループホームでは、入居者の氏名と、 事業所が登録した呼び名を置き換えます。AIの返答は、本サービスの中で元の氏名に戻します。
• ただし、置き換えられるのは登録されている書き方だけです。家族の氏名、登録と違う呼び方、文中に書かれた住所・電話番号などは、 事業所が伏せ字の設定をしたものを除き、そのままAI事業者に送信されます。
• 音声の文字起こしでは、音声そのものを送るため、話された氏名等を伏せることはできません。
• AIは記録の下書きを作るものであり、 記録として確定させるのは職員です。

• 面談等の録音は、事前の同意をいただいた場合にのみ行います。
• 利用者の方との面談（モニタリング等）では、「録音すること」「文字起こしのために外部の事業者へ送ること」 「文字起こしを保管すること」をそれぞれ別に同意として管理し、同意が無ければ録音を受け付けません。
• 会議の録音は、参加者全員から同意を得たことを職員が確認してから行います。 会議の音声は文字起こしのために一時的に保管し、文字起こしの完了後に削除します （失敗した場合は、やり直せるよう残し、上げてから7日を過ぎたら削除します）。
• 職員の音声入力（実績の音声入力・口述メモ・話しながらの文字入力）の音声は、 文字起こしのために外部の事業者へ送ります。音声は文字起こしの完了後に削除するか、 はじめから保存しません。
• 面談の音声データは文字起こしの完了後に削除します。文字起こしに失敗した場合は、やり直せるよう音声を残し、上げてから7日を過ぎたら削除します （同意が撤回された場合は、その時点で削除します）。文字起こしの全文は、作成から1か月を過ぎたら削除します。文字起こしをもとに事業所が作成・確定した記録（支援記録・議事録・モニタリング等）の本文は、 事業所の記録として保存します。

• 通信は暗号化しています。
• 書類・画像・音声は非公開の保管領域に置き、事業所ごとにアクセスを制限しています （画面に表示する事業所のロゴ・背景画像を除きます）。
• データベースは事業所単位のアクセス制御を設定しています。
• 外部サービスの接続情報（鍵）は暗号化して保管し、画面に再表示しません。
• 障害に備えたバックアップは、暗号化したうえで当社が管理する保管先に保存しています。 復号に使う鍵は、保管先とは別に管理しています。

• 契約期間中は、事業所の記録として保存します。障害福祉サービスに関する記録には 法令上の保存義務があるため、事業所の指示に従って保存します。
• 文字起こしに失敗するなどして残った音声は、上げてから7日を過ぎたら削除します（7. 録音の取扱い）。
• 音声の文字起こしの全文は、作成から1か月を過ぎたら削除します（7. 録音の取扱い）。
• AIチャットの会話の履歴は、作成から1か月を過ぎたら削除します。
• 記録の変更履歴（誰がいつ何を変えたか、変更前後の内容）は、 誤りの訂正や確認のため、変更から5年間保存します。
• 契約の終了後は、解約日の翌日から6か月を経過した後に削除します。削除の前に、当社は事業所の全データを書き出してお渡しします。 解約後の記録の保存は、お渡ししたデータにより事業所が行います。
• 削除の後も、当社のバックアップに最長で約2か月残り、その後消去されます。
• 不具合調査のための稼働ログは、上記とは別に一定期間保存する場合があります。

当社は、法令にもとづく場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく 個人情報を第三者に提供しません。第4項の委託先への提供は、 利用目的の達成に必要な範囲での委託であり、第三者提供にはあたりません。 ただし、外国にある事業者への提供は、第5項のとおりご本人の同意をいただいたうえで行います。

ご本人またはその代理の方から、個人情報の開示・訂正・追加・削除・利用停止の お求めがあった場合、法令に従って対応します。本サービスにおける情報の管理者は、ご利用の事業所です。まずはご利用の事業所にお問い合わせください。当社への直接のお問い合わせは info@boundforward.com で承ります。

本ポリシーの内容は、法令の変更やサービス内容の変更に応じて改定することがあります。 重要な変更を行う場合は、本サービス上でお知らせします。